安全への取り組み

取得するのは、お客様が指定したチャンネル・メールボックス・議事録フォルダのテキストのやり取りです。取り込む対象はお客様側で指定・除外でき、分析から外したい社員を個別に指定することもできます。

1対1の個人間チャットは取り込みません（Microsoft Teams のみ、管理者が明示的に有効にした場合に限り対象にできます）。添付ファイルの中身も、どのツールでも取得しません。

• ツールごとの取り込み範囲を見る →

お預かりしたデータは、日本国内（東京リージョン）のデータベースに保管しています。取り込み処理・分析バッチ・バックアップの保管先も、いずれも東京リージョンです。

ダッシュボードの画面を組み立てるサーバー処理は、現在アメリカ（バージニア北部）のリージョンで動いています。都度データベースから取り出した内容を画面として返す処理で、この場所にデータを保存することはありませんが、通信経路として国外を通ります。

連携ツールからの取り込み、AIへの送信、ダッシュボードの閲覧、通知メールの送信まで、通信は全経路を暗号化しています。

保管しているデータは、クラウド基盤の標準機能によって保存媒体レベルで暗号化されています。

当社が独自に、メッセージ本文などの項目だけを個別に暗号化する処理は入れていません。「保存媒体は暗号化されているが、項目単位の追加の暗号化はしていない」というのが正確な状態です。

すべてのデータに会社の識別子を持たせ、あらゆる問い合わせでこの識別子による絞り込みを必須にしています。さらにデータベース側でも、ログインした方の所属会社以外の行を返さないように設定しています。アプリとデータベースの二重で防いでいます。

過去に絞り込みの付け忘れによって他社のデータが混在した不具合が発生したことがあります。取り込み処理の全箇所を監査して修正し、その後はデータベース側の制御を全テーブルに強制したうえで、対象から漏れたテーブルがないことを自動で検査する仕組みを入れています。

ご契約のプランに応じて、Starter は6か月、Growth は12か月、Business は36か月、Enterprise は無制限で保管します。期間を過ぎたデータは画面に表示されなくなります。

期間を過ぎたデータは表示されなくなりますが、記録そのものを消し去る処理は入れていません。「非表示になる」までが現状です。

• プランごとの保管期間を見る →

利用者の権限は、会社全体の分析を見られる管理者と、自分に関する情報だけを見られる一般の利用者に分かれています。ダッシュボードを見られる人数はプランごとの上限内でお客様が決められます。

すべての画面と機能について、サーバー側で権限を確認しています。画面を隠すだけの制御にはしていません。

ログインはメールアドレスに届く使い捨ての確認コードで行います。パスワードそのものを預からない方式なので、パスワードの流出という事故が起こりません。

多要素認証（ログイン時に複数の方法で本人確認する仕組み）の強制と、社内のIDでまとめてログインする仕組み（シングルサインオン）には対応していません。

障害調査やお問い合わせ対応のために、当社の運用担当者が技術的にデータを参照できる立場にあります。日常的に内容を閲覧することはなく、参照するのは調査・復旧のために必要な場合に限ります。

この権限の付与の承認手続きや定期的な棚卸しといった運用ルールの文書化は、まだ整備できていません。

設定変更などの操作を記録として残しています。Business 以上のプランでは、この記録を画面から確認できます。

また Business 以上のプランでは、社内ネットワークなど指定したアクセス元以外からのログインを拒否する設定が使えます。指定が不正な場合は通す側ではなく拒否する側に倒す設計です。

• プランごとの機能差を見る →

お預かりしたメール・チャット・議事録の内容を、当社または第三者のAIモデルの学習・再学習に使うことはありません。利用規約に明記しています。

分析のために外部のAIサービスへ本文を送信しますが、送信したデータが提供者側のAIモデルの学習・改善に使われない条件・設定の範囲で利用しています。

• 利用規約（外部サービスの利用及び委託）を読む →

弁護士の確認を経て、導入企業が個人データの管理者、当社がその取扱いを受託する立場という整理にしています。当社が独自の目的でデータを使うことはありません。

データの取扱いを定める個別契約（データ取扱契約）の雛形と、委託先の正式な一覧の文書化は整備中です。ご契約前に必要な場合は個別にご相談ください。

AI分析は外部の生成AIサービスに本文を送信して行っています。

現在の接続方式では処理を行うリージョンを指定できないため、AIの処理場所は提供者の基盤に依存します。リージョンを指定できる接続方式への切り替えは検討課題です。

AIに送信する前に、氏名やメールアドレスなどを伏せる処理は入れていません。本文をそのまま送信して分析しています。

「匿名化して送っています」とは言えない状態です。誰の発言かを含めて分析することで、どの部署のどのやり取りに問題があるかを特定できる設計になっています。

データベースのバックアップを日次で2系統取得しています。当社側で取得する分は暗号化したうえで国内に保管し、内容が書き換えられていないことを検知できるようにしています。日次のものは35日分、月初のものは24か月分を保持します。

復旧の手順書を用意し、どれくらいの時間で復旧できるか（目標復旧時間）と、どこまでのデータが戻るか（目標復旧時点）を文書として定めています。

実際にバックアップから復元できるかを定期的に試験し、直近の試験では暗号の照合・復元・件数の照合まで成功しています。手順書に書いてあるだけの状態にはしていません。

各ツールからの取り込みが止まっていないか、取り込み量が普段と比べて急に減っていないかを自動で監視し、異常があれば運用担当者に通知します。「気付かないうちに取り込みが止まっていた」を防ぐための仕組みです。

稼働率を数値でお約束する契約（Enterprise プランで個別に締結する場合を除く）と、障害の発生状況を掲示するページは、まだ用意できていません。

障害が発生した場合は、ご登録のご担当者へ個別にご連絡します。

neurOS が見ているのは、組織としてどこで流れが止まっているか、どの論点が未解決のまま放置されているかです。個人を採点して順位をつける機能や、人事評価に使うためのスコアは用意していません。

分析の確度が低い検出には、ダッシュボード上に「確度:低」のラベルを付けて区別しています。AIの推定を断定として扱わないための表示です。

• 監視にしないための考え方を読む →

導入にあたっては、従業員の方へ「業務のやり取りを分析の対象にすること」と「その目的」を周知していただくようお願いしています。あわせて、業務用のツールに私的な内容を書かないことも案内していただくようにしています。

弁護士の確認では、この周知を行う運用であれば従業員お一人ずつからの個別同意までは必要ないという整理です。周知に使える説明文の例はご提供できます。

• 利用規約（契約者の従業員等への告知）を読む →

特定の社員を分析の対象から外す、特定のチャンネルを取り込まない、といった指定ができます。産業医面談の記録のように機微な情報が流れる場所は、最初から取り込まない運用をおすすめしています。

ISO27001・SOC2・プライバシーマークといった第三者認証は取得していません。将来的な取得は検討していますが、時期をお約束できる段階ではありません。

認証がない代わりに、何ができていて何ができていないかをこのページのように開示しています。セキュリティチェックシートをお預けいただければ、各項目にそのまま回答します。

• チェックシートの回答を依頼する →

第三者による侵入試験（実際に攻撃を試みて弱点を探す検査）は実施していません。品質の担保は、社内のテストと、異なるAIモデル同士で実装を相互に監査する独自の工程までです。

利用規約とプライバシーポリシーを公開しています。規約への同意は、いつ・どの版に同意したかを記録として残しています。

• 利用規約 →
• プライバシーポリシー →

利用規約では、契約が終了した場合に当社が保管データを消去できる旨を定めています。一方で、消去したことを証明する書面の発行や、画面からデータを一括で書き出す機能は用意していません。

• 利用規約（契約終了後の処理）を読む →